Por: Henry Salazar Uzcátegui

Les damos la bienvenida a una nueva edición del CEDCABites, el boletín del CEDCA dedicado a la difusión de ideas, experiencias y buenas prácticas en materia de arbitraje comercial y otros métodos alternativos de resolución de controversias. A través de este espacio, buscamos acercar a nuestros lectores a una comprensión clara, útil y aplicada de los fundamentos, beneficios y dinámicas del arbitraje como vía idónea para la solución de conflictos.

En esta ocasión, dirigimos la atención a los Términos de Referencia o Acta de Misión, abordando su relevancia dentro del procedimiento arbitral, su impacto en la adecuada conducción del proceso y el rol que desempeñan las partes, los árbitros y las instituciones arbitrales en su correcta elaboración, como mecanismo preventivo frente a incidencias procesales y eventuales impugnaciones del laudo.

En la práctica del arbitraje comercial, tanto bajo reglas institucionales nacionales como internacionales, los “Términos de Referencia” —conocidos en la esfera internacional como “Terms of Reference” o comúnmente “acta de misión”— constituye un documento procesal fundamental que articulará los parámetros esenciales del procedimiento arbitral. Su función no se limita a un mero trámite formal, sino que garantiza claridad, certeza y evita eventuales controversias procedimentales que podrían derivar en dilaciones o impugnaciones posteriores.

¿Qué es y cuál es su propósito?

Los Términos de Referencia son el documento que formaliza la comprensión común de las partes y el tribunal arbitral sobre las reglas y límites del arbitraje, configurando la base para la conducción eficiente del procedimiento. En el Reglamento de Conciliación y Arbitraje del Centro Empresarial de Conciliación y Arbitraje (CEDCA) se define como el instrumento que contiene “los elementos fundamentales para el funcionamiento eficiente del arbitraje” y que debe ser suscrito en la primera audiencia de trámite por las partes y el tribunal arbitral.

En arbitrajes administrados bajo las Reglas de Arbitraje de la ICC, esta figura también está normada en el Artículo 23, que exige que los “Terms of Reference” sean elaborados sobre la base del expediente y, preferiblemente, en presencia de las partes, con el objeto de establecer el marco definitivo de la controversia a decidir.

¿Por qué es importante?

Los Términos de Referencia cumplen múltiples funciones esenciales:

1. Fijan el marco del arbitraje desde su inicio: reúne los elementos básicos que orientan el procedimiento, reduciendo incertidumbres y controversias dilatorias.
2. Garantiza transparencia y equidad: al precisar la identificación de las partes, sus representaciones y las direcciones válidas para notificaciones, mitiga riesgos de alegaciones de defectos en las notificaciones y comunicaciones.
3. Establece límites claros a las pretensiones: sintetiza las pretensiones de cada parte y, en muchos reglamentos, define los puntos controvertidos a resolver, lo que evita la introducción intempestiva de nuevos reclamos sin autorización previa del tribunal.
4. Sirve como base para la planeación procesal: permite al tribunal arbitral y a las partes acordar un calendario de actuaciones, sede, idioma y otras reglas aplicables, contribuyendo a la eficiencia del proceso.

En el CEDCA, el Artículo 31.5 del Reglamento indica que el Acta de Términos de Referencia debe contener, entre otros elementos:

• Identificación completa de las partes y árbitros;
• Direcciones para notificaciones;
• Exposición sumaria de la controversia, pretensiones y sumas reclamadas;
• Determinación de los puntos controvertidos;
• Parámetros como sede, idioma y normas aplicables; y
• Un calendario de actuación procesal.

¿Cuándo debe suscribirse?

Este documento se suscribe generalmente en la primera audiencia de trámite, poco después de la constitución del tribunal arbitral. En el caso de las reglas de la ICC, por ejemplo, la obligación de completar los Terms of Reference se debe cumplir dentro de un plazo determinado (normalmente 30 días desde la transmisión del expediente al tribunal).

¿Qué sucede si una parte se niega a firmarlo?

La falta de firma de alguno de los intervinientes no debe paralizar el arbitraje:

• En las Reglas de la ICC, si una parte se rehúsa a participar en la elaboración o a firmar los Terms of Reference, estos se someten a la Corte Internacional de Arbitraje para su aprobación y una vez aprobados, el procedimiento continúa normalmente.
• De forma análoga, el arbitraje administrado por el CEDCA se rige por el principio de continuidad procedimental, en virtud del cual la falta de cooperación de una de las partes no impide la prosecución del proceso arbitral, siempre que las actuaciones correspondientes sean autorizadas por la Dirección Ejecutiva, en resguardo de la celeridad y eficacia del procedimiento.

¿Por qué no es un mero formalismo?

Unos buenos Términos de Referencia no solo estructuran el procedimiento arbitral, sino que previenen controversias futuras. Por ejemplo, cuando se establecen expresamente las direcciones electrónicas de notificación, se reduce severamente el riesgo de que una parte perdidosa alegue en un posterior recurso de amparo o nulidad que no fue debidamente notificada porque solo se usó correo electrónico. Estipulaciones claras sobre el calendario, la sede o el idioma evitan que se planteen dilaciones o nulidades basadas en supuestos vicios procesales tardíos.

Los Términos de Referencia, más allá de ser un requisito reglamentario, son una herramienta de seguridad jurídica, eficiencia y previsibilidad, que contribuye de forma decisiva a que el arbitraje cumpla con su promesa de resolución de disputas de manera rápida, equitativa y definitiva.

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[1] Milagros Betancourt y Greyza Ojeda, “El Acta de Términos de Referencia en el Proceso CEDCA”, Revista Business, 2009. https://cedca.org.ve/wp-content/uploads/2009/09/legal_report_agosto_sep-1.pdf

[2] https://cedca.org.ve/wp-content/uploads/2023/10/Reglamento-de-Conciliacion-y-Arbitraje-del-CEDCA-2020.-con-portada.pdf

[3] https://iccwbo.org/dispute-resolution/dispute-resolution-services/arbitration/rules-procedure/2021-arbitration-rules/#block-accordion-23

[4] Alberto J. Rosales R, “Breves Comentarios sobre el Acta de Misión o Términos de Referencia en el Arbitraje”, https://arbitrajeccc.org/publicaciones/articulos/breves-comentarios-sobre-el-acta-de-mision-o-terminos-de-referencia-en-el-arbitraje/